Pred kalkuláciou cien v zubnej ambulancii je dôležité začať "inventarizáciou" svojich nákladov. Na tento účel je potrebné poznať každý jeden náklad (faktúru, daň, odvod, mzdu a ďalšie), no zároveň ich vedieť následne aj správne roztriediť. V tomto článku som sa snažil zhrnúť pár tipov, ako si s pokusom pomôcť.

Aké poznámky náklady v zubnej ambulancii

Materiál a služby
Ich sumár nájdeme najmä v Knihe záväzkov z účtovníctva. Sú to náklady od všetkých našich dodávateľov — energie (voda, elektrina, plyn), nájom, materiál, služby (účtovník, servis, právnik, telekomunikácie), investície (stavebné práce, nákup prístrojov) a ďalšie. Netreba zabúdať aj na pokladničné doklady — či už za nákup pohonných hmôt, alebo iné drobné nákupy.

Mzdy a ostatné osobné náklady
Okrem ceny práce (rozdelenej na fixnú a variabilnú časť) každého pracovníka musíme zahrnúť aj ostatné personálne náklady — stravné lístky (časť, ktorú hradíme ako zamestnávateľ), benefitové poukážky, školenia (nájdeme medzi faktúrami) či pracovné cesty.

Dane a poplatky
Pri inventarizácii nákladov treba zobrať do úvahy aj rôzne dane, ktoré v priebehu roka platia. Daň z nehnuteľnosti, daň z odpadov (komunálny či separovaný), daň z motorových vozidiel, DPH podľa §7 či koncesionárske poplatky. Samostatnú časť tvorí daň z príjmu — avšak túto platíme až zo zisku, a preto nás v prípade nákladovej kalkulácie nemusí v prvom kroku zaujímať. Jej okolité môže byť v prípade kalkulácií nášho cashflow — ale o tom inokedy.

Poistky, úvery, leasingy a bankové poplatky
Kategória, na ktorú nesmieme poskytnúť sú poistenie (profesná zodpovednosť, majetok, PZP, HP), úvery (splátka istiny a splátka úroku), leasingy a bankové poplatky (vedenie účtu, transakcie, poskytovanie úveru, poskytovanie za platby kartou).

Ako rozdeľovať náklady

Okrem rozdelenia nákladov do hlavných častí (Materiálové náklady, Služby (externé)​, Mzdové a ostatné osobné náklady​, Dane a poplatky​, Iné prevádzkové náklady) považujem v stomatologickej praxi za vhodné rozdeľovať náklady na spoločné (režijné) a náklady jednotlivých "príjmových stredísk" (náklady ambulancie) .

Rozdeľovanie je vhodné od momentu, keď sa na priamych príjmoch zubnej praxe podieľa viac ako 1 stredisko (napr. 1 lekár a 1 dentálny hygienik).

Náklady ambulancie
V tomto prípade pod pojmom ambulancia nemusíme rozumieť fyzický priestor, ako skoršia organizačná zložka (tým), ktorá priamo prispieva k navyšovaniu obratu ("príjmové stredisko") a to napríklad lekár, dentálny hygienik, RTG pracovisko a podobne.

Do nákladov ambulancie patria náklady konkrétneho príjmového strediska a to najmä materiál , subdodávky (napr. zubná technika), mzdy (cena práce) pracovníkov strediska a následne podiel na spoločných režijných nákladoch celej kliniky. Rovnako tu môžeme zaradiť aj špecifické náklady (napr. splátky leasingu) tohto strediska (mikroskop či CT RTG).

Rozdelenie nám okrem výborného prehľadu o hospodárení jednotlivých stredísk (tímov) dáva aj zásadný vstup na nastavenie variabilnej zložky mzdy formou podielu na zisku (a nie na obrate).

Režijné náklady
Tu zaraďujeme všetky spoločné výdavky stomatologickej praxe (kliniky), ktoré sa (rovnako alebo inak) delia medzi "príjmové strediská". Pre lepší prehľad odporúčam tieto náklady rozdeliť (väčších alebo menších) celkov, ktoré sa budú následne ľahšie sledovať a analyzovať.

V Petramede používame napríklad tieto celky:
- Mzdy (recepcia, upratovanie, manažment, údržba a pod.)
- Administratíva (kancelárske potreby, tlačiarne, archivácia, komunikácie /telefóny, internet/, právne služby, pracovná zdrav. služba, BOZP, poistky, bankové poplatky, DPH, dane a poplatky, pracovné oblečenie, audity, audity, poradenstvo a iné, technické opravy)
- IT (Hard, poradenstvo a iné)
- IT, energie servis, poradenstvo a iné práčovňa, autá)
- Marketing (web, sociálne siete, prenájom plôch, médiá, grafika, agentúra)
- Centrálna sterilizácia (servis, materiál, testovanie autoklávov)
- Benefity a školenia (stravné lístky, vzdelávanie, výlety, firemné akcie, členské príspevky)
- Iné (úvery, leasingy a pod.)

Tieto celky majú u nás "historickú" logiku a uvádzam ich skôr na ilustráciu jednotlivých nákladov a inšpiráciu.

Rozdeľovanie režijných nákladov medzi jednotlivé "príjmové strediská" je samostatná téma. V prípade kliniky s dvomi ambulanciami s rovnakou štruktúrou práce a pracovným časom je najľahším spôsobom rozdeliť celkovú réžiu na polovicu. Avšak pri komplexných pracoviskách (rôzna štruktúra výkonov lekárov, dentálna hygiena, rôzne úväzky) je potrebný iný systém delenia režijných nákladov.

Fixné vs. Variabilné náklady
Pri rozdeľovaní nákladov získate každý podnikateľ (zubný lekár) výborný prehľad o svojich financiách. Pre lepšie finančné riadenie firmy je vhodné si uvedomiť ešte jedno rozdelenie nákladov a to na fixné a variabilné náklady. Fixné náklady sú také, ktoré sa väčšinou nemenia podľa objemu "produkcie" — napríklad alebo leasing. Variabilné náklady sú naopak také, ktoré rastú s vyšším objemom produkcie (napríklad materiál či variabilné zložky mzdy). Takýto pohľad na náklady umožňuje následne lepšie riadenie firmy v prípade výpadkov produkcie (dovolenka, PN či epidémia) no zároveň je to potrebné na adekvátnu cenotvorbu odvodzovanú od nákladov.

Sumár

Prvým krokom pri kvalitnom finančnom riadení firmy je poznanie čísel. Pri pohľade do hĺbky treba samozrejme rozlišovať medzi výsledkami a cashflow, medzi zaplatením faktúry za prístroj a účtovným odpisom tohto stroja, či medzi obratom a reálnymi príjmami. Aby sme mohli efektívne plánovať príjmy (a stanovovať ceny) musíme najskôr poznať svoje náklady.

Zjednodušene musíme najskôr vedieť koľko, kedy komu a za čo budeme musieť v priebehu roka začať. Z tohto čísla môžeme následne vychádzať pri plánovaní očakávaných príjmov — k očakávanému nákladu pripočítame rezervy, neplánované výdavky či zisk.

Špeciálnym nákladom, ktorý nesmieme opomenúť "inventarizáciu" nákladov na vlastnú ambulanciu je odmena lekára/manažéra/majiteľa — bez ohľadu na formu vyplácania odmeny za tieto tri činnosti ide vždy o náklad, ktorý sa nám objavuje vo firme každý mesiac, keďže musíme počítať. A to nie je len v jeho "čistej" hodnote, ale v jeho nákladovej hodnote — vrátane odvodov či daní. Napriek tomu väčšinou ide o uspokojiť nákladovú položku zubnej ambulancie, zabúdame ju často v našich nákladových tabuľkách.

Odporúčam je sledovať náklady na posledný mesiac — ideálne vrámci nami stanovené "celkov"— budeme mať tak podrobný prehľad o stave našich financií po každom mesiaci a budeme vedieť flexibilne reagovať na prípadné interné či externé zmeny.